Administración de alquileres: qué hace, qué no hace y cuánto cobra

Un alquiler bien administrado se nota en que nadie llama. El inquilino sabe cuánto y cuándo paga, el propietario recibe la plata el mismo día todos los meses y las actualizaciones salen sin discusión. Esta guía explica exactamente qué trabajo hay detrás de eso, cuánto cuesta y en qué casos conviene hacerlo uno mismo.

Qué hace una administración de alquileres

El servicio arranca después de la firma del contrato y cubre toda la vida de la locación. Las tareas se agrupan en cinco bloques: cobranza, liquidación al propietario, control del cronograma de actualizaciones y vencimientos, gestión de expensas y gastos, y coordinación del mantenimiento.

Todo eso descansa en una base de datos con el contrato cargado: fechas, índice pactado, periodicidad de ajuste, depósito, garantías y quién paga qué. Una administración que trabaja con planillas sueltas se olvida de un ajuste una vez al año, y ese olvido cuesta más que el honorario de todo el ejercicio.

Cobranza y recibo

El inquilino recibe cada mes el detalle de lo que tiene que pagar, con el alquiler del período y los conceptos que correspondan. Paga por transferencia a la cuenta de la administración y recibe un recibo numerado, con la constancia de imputación al período.

Si hay mora, el sistema calcula el interés punitorio con la tasa del contrato y los días de gracia pactados, sin discusiones ni cuentas hechas a mano. Podés ver esa misma cuenta en la calculadora de intereses punitorios.

La liquidación mensual del propietario

Es el documento central del servicio. Muestra, en una sola hoja, el alquiler cobrado, el honorario de administración con su IVA, los gastos abonados por cuenta del propietario con su comprobante, las retenciones que correspondan y el neto transferido, con la fecha de la transferencia.

Se emite todos los meses aunque no haya movimientos, se archiva y queda disponible para el contador. Un propietario que declara renta de alquileres necesita esa serie completa, y armarla en marzo con capturas de pantalla del homebanking es una tarde perdida.

Control de vencimientos y actualizaciones

Desde el DNU 70/2023 el índice y la periodicidad del ajuste los define el contrato. Puede ser ICL, IPC, UVA, Casa Propia o una fórmula mixta, con ajustes trimestrales, cuatrimestrales o anuales. La administración arma el cronograma completo el día que se firma y notifica al inquilino con anticipación cada nuevo valor, con el número del índice publicado y la cuenta a la vista.

También controla los vencimientos que no son de precio: el fin del contrato, el plazo para avisar la renovación, el vencimiento del seguro de caución y el de la póliza de incendio. Podés simular tu propio cronograma en la calculadora de actualización de alquiler.

Expensas, impuestos y gastos

La administración verifica que el inquilino pague en término las expensas ordinarias y los servicios a su cargo, y separa los conceptos que la ley y el contrato ponen del lado del propietario: expensas extraordinarias, ABL o impuesto inmobiliario y cuotas de obras aprobadas por asamblea. Esos importes se pagan y se descuentan de la liquidación, con el comprobante adjunto.

Ese trabajo de separar rubro por rubro es el que evita la mayoría de los conflictos. Si querés el detalle de qué es ordinario y qué es extraordinario, está en la guía de expensas ordinarias y extraordinarias.

Mantenimiento y reparaciones

El inquilino informa el desperfecto por el portal o por WhatsApp, la administración lo clasifica y define quién paga: las reparaciones por deterioro del uso normal son del propietario, las que provienen del mal uso son del inquilino. Se pide presupuesto, se autoriza con el propietario por encima de un tope acordado, se coordina la visita del gremio y se paga contra factura.

Trabajar con proveedores conocidos es la mitad del servicio: un plomero que atiende el mismo día evita que una pérdida se transforme en un reclamo por daños.

Cuánto cobra una administración

El honorario habitual en Buenos Aires es el 8 % más IVA sobre el alquiler efectivamente cobrado. Sobre un alquiler de un millón de pesos son 80.000 pesos más IVA por mes, descontados directamente de la liquidación.

Dos detalles importan. Primero, que se calcule sobre lo cobrado y no sobre lo facturado: así el administrador solo cobra si el inquilino paga. Segundo, que el porcentaje incluya todo lo descrito arriba, sin adicionales por emitir recibos, por notificar un ajuste o por hacer la liquidación.

La comisión por conseguir un nuevo inquilino es un servicio distinto, se cobra una sola vez al inicio del contrato y se pacta aparte.

Qué no incluye

Conviene decirlo con la misma claridad. El honorario de administración no cubre el juicio de desalojo ni el de cobro de alquileres, que lleva un abogado con su propio arancel; no cubre la administración del consorcio, que es otro contrato; no cubre el costo de las reparaciones, que las paga quien corresponda según el contrato; no cubre la prima del seguro de caución, que la contrata el inquilino; y no cubre la liquidación de impuestos del propietario, que la hace su contador con la información que le entregamos.

Administrar uno mismo: la comparación

Administrar uno mismo tiene sentido cuando hay una sola unidad, el inquilino es conocido y el contrato tiene ajustes anuales simples. En ese escenario el trabajo mensual es media hora y el ahorro es real.

Se vuelve mala idea cuando aparece cualquiera de estas cosas: más de una unidad, ajustes trimestrales por índice, un inquilino que empieza a pagar tarde, expensas extraordinarias en discusión, una reparación urgente estando de viaje o la necesidad de presentar la serie completa de comprobantes ante la AFIP. Ahí el 8 % compra tiempo, previsibilidad y un tercero que sostiene la conversación incómoda.

El portal del propietario

Todo lo anterior se ve online. El propietario entra con su usuario y encuentra sus unidades, el estado de cuenta de cada inquilino, las liquidaciones mensuales en PDF, los comprobantes de gastos, el cronograma de actualizaciones y las solicitudes de mantenimiento con su estado. El inquilino tiene su propia vista, con sus recibos y lo que le corresponde pagar.

Nadie tiene que llamar para preguntar si entró el alquiler. Si querés ver cómo funciona con tu propiedad, mirá el servicio de administración de alquileres y escribinos: en una reunión de veinte minutos revisamos tu contrato actual y te decimos qué cambiaríamos.